如何提高工作效率?


1.习惯打腹稿,列提纲

做事不打腹稿就立即行动的人,看似执行力很强,实则思路混乱,浪费的时间更多。

动手做事前,先把整个事情的框架步骤在脑海里过一遍,这就是打腹稿。正确的做事方法,是先把大体的步骤规划好,比如第一步做什么,要解决什么问题,得出什么结果。

接着调配好资源,比如时间和人力;最后再行动,并且在行动的过程中不断调整和优化步骤。如果记性不好打腹稿有困难,就借助纸笔把步骤提纲写下来,然后对照着一步步去做。一开始花的这点时间,能给你后面节约一大把时间。

2.不要同时脚踏 N 条船

现在很流行多任务处理。但多任务处理的真正意思不是说同时能做好几件事情,而是能在短时间里合理安排好各项事务的轻重缓急,每件事都做得有条不紊。

提升工作效率的真谛绝不是分散精力,而是合理利用时间。做一件事就保持专一,千万不要同时脚踏 N 条船。

比如现在你需要在规定时间里完成 3 项工作。此时千万不要 3 项工作同时进行,而是评估好每件工作需要花费的时间及资源消耗,再做出最优解分配

例如 3 项工作你评估下来,A 需要花 15 分钟,B 需要花 40 分钟,C 需要花 10 分钟。但是做 B 的时候,中途有 20 分钟是等同事帮你找资料,你只需要等待就好。

这相当于多出来 20 分钟的盈余,那么就可以顺带把 C 做完,同时还能留 10 分钟时间给 A。所以此刻的最优解是,先做 B,然后在等待找资料的时间里把 C 做完,接着再把 A 做完,最后等到资料找好后把 B 收尾。这就叫时间管理

3.学会拆分节点

当目标过于复杂庞大的时候,就把它拆分成一个个小节点。

比如对一个从没有接触过模型的人来说,让他亲手做一个下面这样的战舰模型出来,肯定会一脸懵逼。哪怕是看说明书,也会被密密麻麻的文字和图示搞得晕头转向。

这时就要运用拆分的思路,把这艘战舰拆分成若干部分,也就是“组成战舰”这个大任务下面的若干节点。比如从左往右粗略分,可以分为船头,船身和船尾;按照功能模块分,可以分成甲板,驾驶舱,炮台,瞭望塔等等。接着把每一个部分当做小任务去完成,你会发现简单得多。

拆分的目的,是把本来不知道该怎么做的事情,变成若干个你看了就知道该做什么的事情。

牢记一点,大目标由若干个中目标组成,中目标又由若干个小目标组成。当这个思路运用娴熟之后,你会发现这个世界上任何事情都可以“拆”。这是一个既降低难度又能提高效率的的好方法。

4.做最小可行性验证

互联网创业里有个 MVP(最小可行性产品)的概念,指的是一开始做一个包含最基本功能的产品原型,然后不断进行迭代和优化。

这么做的好处,是避免了一步错导致步步错的局面。工作也是一样的道理。

当一件工作是由「多个重复模块」构成的,你就可以单独拎出一个模块来先测试它的可行性,然后再复制到其他模块上去

比如搜集案例资料这种工作,搜集 1 个案例和搜集 10 个案例的方法论是一样的,不同点在于同一个方法框架下的具体信息是什么。

这时你可以先做好一个案例,然后去和领导验证方法论的正确性,把 1 个案例搜集做到完美无缺后再复制到剩下的 9 个案例上;

而不是一口气把 10 个案例都做好了,结果发现方法错了 10 个都得推翻重做。

职场上这种“可复制”的工作有很多,从最小最简单的那一件开始做起,能节省不少时间。

5.把最难的事情放在开头做

学知识要由易到难,做事情要由难到易

把最难的工作放在开头做,你会发现接下来事情越做越顺,心情越来越好,效率越来越高。这个过程就像骑车下坡,一路酣畅淋漓。

可如果反过来,先做容易的再做难度大的,会接二连三遇到卡壳。难度每上一个台阶都会打击自信心,这个过程就是推车上坡,一直在用力,一直在喘气。

所以如果条件允许,建议大家在开始做事前先把最难的部分挑出来,集中精力和资源攻克最大的难题。通常这些难题不外乎以下几种:

1)理思路-也就是前文提到的列大纲。先做什么,再做什么,着重解决哪些问题,时间计划怎么安排,具体落实到哪些结果上。思路一旦混乱,后面一发不可收拾。

2) 找原因-导致出现问题的根源在哪里。原因没有找对,后面所有的解决方案都是空谈。

3)配资源-完成目标需要哪些资源配合,包括人力、物力、财力、时间等等。很多时候事情做不好不是计划出了问题,而是资源没有配备到位导致。

所以一开始就要把所需的资源准备好,不要走一步看一步,出问题了又手忙脚乱。

6.学会迅速复盘

复盘的意义在于,成功的经验再接再厉,失败的错误不要再犯第二次

和大家分享一个我的简易复盘思路(如下图):

表格中的纵向分为计划、实际和原因。其中“计划”描述的是准备计划时候的设想;“实际”描述的是现实操作后的实际情况;“原因”描述的是对比了设想和实际后,找出导致落差的原因所在。

表格中的横向分为资源、流程和结果。其中“资源”指的是达成目标所需的所有外部配合力量(比如时间、人力、信息等);“流程”指的是执行操作时的步骤顺序;“结果”就是最终的产出效果。

作者:秋叶PPT
链接:https://www.zhihu.com/question/23969798/answer/1760479499
来源:知乎